Nas aulas a seguir trataremos de como a Gestão do Conhecimento deu novo sentido aos Portais Corporativos. Conceituaremos os motivos por trás da implementação destes portais e quais são os tipos mais comuns. Por fim, trataremos de como está sendo feita a comunicação dos portais corporativos.
A história dos portais corporativos acompanha a evolução da gestão do conhecimento nas organizações, uma vez que seu papel principal foi sempre o de disseminar informação, manter atualizados os colaboradores e algo que é muito usual hoje em dia: capacitar e aprimorar a equipe. De acordo com Schafer (2007: 19) gestão do conhecimento pode ser conceituada como:
A gestão do conhecimento, em linhas gerais, pode ser resumida como um conjunto integrado de ações que visa identificar, capturar, gerenciar, compartilhar todo o ativo de informações de uma organização. Essas informações podem estar sob forma de banco de dados, documentos impressos e principalmente nas pessoas, através de suas experiências, habilidades, relações pessoais e fundamentalmente, nas suas vivências.
Com a internet nasceu o e-mail, uma forma eletrônica de correio onde mensagens eram entregues nos servidores das empresas e provedores de e-mail, com isso a propaganda amplamente espalhada dava conta que seria o fim do correio impresso. Mas o e-mail conceitualmente poderia muito bem ter impedido o surgimento dos portais corporativos, o que não ocorreu, pelo contrário, os portais adquiriram seu próprio formato e uso, contribuindo para a efetivação das políticas de gestão do conhecimento das empresas. Sobre a origem dos portais corporativos, Schafer (2007: 31) afirma que:
O termo “portal de informações empresariais” foi utilizado pela primeira vez em um relatório da empresa de consultoria Merril Lynch, elaborado por Shilakes & Tylman em novembro de 1998, onde consta a seguinte definição: ‘Portais de informações empresariais são aplicativos que permitem às empresas libertar informações armazenadas interna e externamente, provendo aos usuários uma única via de acesso à informação personalizada necessária para a tomada de decisões de negócios’ (SHILAKES & TYLMAN, 1999).
Podemos também, considerar que os portais corporativos precisam ser muito mais do que repositórios de conteúdos e estarem prontos para conectar as necessidades e pessoas que cercam a empresa. Neste formato podemos citar os portais públicos, que conforme Dias (2001: online) são:
O portal público, também denominado portal Internet, portal web ou portal de consumidores, provê ao consumidor uma única interface à imensa rede de servidores que compõem a Internet. Sua função é atrair, para o seu site, o público em geral que navega na Internet. Quanto maior o número de visitantes, maior a probabilidade do estabelecimento de comunidades virtuais que potencialmente comprarão o que os anunciantes daquele site têm para vender. Assim como a televisão, o rádio e a mídia impressa, o portal público estabelece um relacionamento unidirecional com seus visitantes e constitui-se em uma mídia adicional para o marketing de produtos.
Existe uma certa redundância em se tratar de algo tão natural como os portais corporativos, pois a competitividade que afeta todo e qualquer mercado consumidor não mais permite uma empresa distante da internet, pois seus clientes, fornecedores, concorrentes e o governo nela estão. Portanto ter um portal corporativo é questão de bom senso, saber fazer este portal ser efetivo, disseminador de informações, é vital.
Fica fácil começar esta argumentação dizendo que hoje é tão comum ver a gestão do conhecimento nas empresas, o que faz da existência dos portais corporativos uma existência praticamente certa, algo primordial a ser feito, claro que partindo do pressuposto que a empresa deseja se manter competitiva, dentre outras coisas. De acordo com Schafer (2007: 32)
O objetivo de um portal é promover eficiência e vantagens competitivas para a organização. A ideia por trás do portal é a de desbloquear a informação armazenada na empresa, disponibilizando-as aos utilizadores através de um único ponto de acesso. Esse ponto único, que lhe confere o signo de “portal” disponibiliza aplicações e informações personalizadas, essenciais para a tomada de decisões nos níveis estratégicos (de negócios), tático e operacional.
Com a maturidade das soluções em nuvem temos hoje nos portais corporativos plataformas robustas e ágeis que permitem, com o exemplo das situações de venda, um acesso imediato à geração de pedidos, acompanhamento de clientes, dentre outras situações. O elemento centralizador dos portais corporativos traz bastante dinamismo a gestão da empresa ao mesmo tempo em que fornece a equipe (não só a de vendas) um ambiente de trabalho enxuto e eficiente, conforme corroborado por Schafer (2007: 32):
Os portais corporativos são instrumentos essenciais ao esforço cada vez mais importante para compartilhar informações e conhecimentos nas organizações. Representam mudança necessária no sentido de se estabelecer uma plataforma única para o e-business, além de prover integração em tempo real de diversos sistemas de informação. O portal veio para quebrar a hierarquização dentro da empresa, proporcionando uma integração melhor entre os colaboradores. Podemos dizer que o Portal Corporativo é integração de sistema, colaboração, gestão de processos etc, […]
Fica claro portanto o papel disseminador de informação e conhecimento dos portais corporativos e como este papel se destaca na crescente competitividade entre as empresas e com a velocidade de transformação da sociedade que impacta na velocidade de adaptação das empresas e seus produtos. De acordo com Schafer (2007: 34)
Com efeito, as empresas estão sob imensa pressão dos desafios e oportunidades da economia atual que evolui rapidamente. Sendo assim, a quantidade de fontes de informação para gerenciar, expectativas crescentes dos clientes, equipes cada vez mais multidisciplinares, os colaboradores precisam ter acesso à informação relevante e personalizada para a tomada de decisão bem embasada. Entretanto, antes de simplesmente implantar o portal, é necessário avaliar quais os reais objetivos que sua empresa deseja atingir. Na literatura encontramos as especificações de cada portal.
Com o que foi exposto nesta aula fica claro que os portais corporativos assumem um papel importante ao fornecer o ambiente necessário tanto a condução das atividades da empresa quanto a sua evolução e adaptação às mudanças na sociedade.
Vamos nos colocar de volta no universo dos serviços em nuvem e com isso falaremos sobre os servidores que tornam possível e viável a existência dos modernos portais corporativos. Primeiro vamos dialogar sobre a pluralidade de sistemas. Se você pensar em uma pequena empresa e nos sistemas que usa pode ficar assustado em quantos sistemas poderá encontrar, o que nos leva a falar sobre a compatibilidade dos sistemas das empresas com suas soluções em servidores para alimentar e gerenciar seus portais corporativos.
É preciso (preferível, ideal) que a solução oferecida pelo provedor seja capaz de se integrar com as soluções que a empresa já possui e que esta “conversa” seja de qualidade, sem conflitos, caso contrário implica na necessidade de migrar serviços e tal migração costuma ser evitada pelas empresas pois implica em custo, em tempo e na possibilidade de perda ou danificação de dados.