Para começarmos a falar deste método, vamos começar a descrever que o termo kanban significa, literalmente em japonês, “registro ou placa visível”. Ele foi desenvolvido por Taiichi Ohno, então Vice-Presidente da Toyota Motor Company, e introduzido junto com o Sistema Toyota de Produção, logo ele se tornou um método enraizado na empresa, isso aconteceu para perpetuar uma das principais características daquele sistema, a produção just-in-time (JIT), fator primordial em uma indústria de montagem.
Kanban é um sistema de gerenciamento de trabalho em andamento (Anderson,2010), que serve principalmente para garantir uma produção contínua e sem sobrecargas na equipe de produção de mídia. Kanban é um sistema de gestão onde exatamente a quantidade de trabalho produzida que o sistema é capaz de realizar e presumir. Kanban é um sistema de trabalho just-in-time, o que significa que evita sobras desnecessárias de estoque, o que na gestão de projetos multimídia equivale ao investimento desnecessário de tempo e esforço no que não precisaremos (ou simplesmente é menos prioritário) e evita sobrecarregar a equipe.
Kanban é uma abordagem para gerenciamento de mudanças organizacionais, não é um processo de desenvolvimento de produtos multimídia ou gerenciamento de projetos. O Kanban é uma abordagem para a introdução de mudanças no ciclo de vida do desenvolvimento de produtos multimídia ou metodologia de gerenciamento de projetos. Com Kanban, você começa com algo que está agora na gestão de sua equipe de produção. Você não precisa começar do zero na organização de uma empresa para adotar o Kanban.
Na gestão do trabalho em processo com Kanban, busca-se um conceito chave como é limitar o trabalho em andamento. Mostra-se que quanto mais trabalho ****em andamento é gerenciado ao mesmo tempo, os índices de qualidade diminuem drasticamente. Na produção de projetos multimídia, aumentar o trabalho em andamento envolve aumentar o número de erros que este projeto multimídia terá como consequência da pouca capacidade de concentração que os desenvolvedores poderão dedicar às tarefas.
O kanban, quando falamos da sua implementação podemos dividi-lo em quatro etapas, descritas a seguir:
Preparar a equipe
Nesta etapa iremos reunir todos os colaboradores que fazem parte da sua equipe e realizamos a explicação de como será o novo sistema de trabalho. Mesmo parecendo um sistema de simples compreensão, podem surgir muitas dúvidas nesse processo de como utilizá-lo, portanto neste momento é de grande importância fazer uma reunião com toda a equipe de trabalho para esclarecer possíveis dúvidas.
2. Mapear os processos
A segunda etapa consiste no mapeamento de processos, é neste momento que deverá mapear todos os processos que serão executados pela sua equipe de trabalho, pois tem o intuito de saber quais colunas serão necessárias para dar conta de entender e traduzir todos os status pelos quais uma tarefa deverá passar.
3. Definir esquema de cores e priorização
Precisando estabelecer a comunicação entre todos os colaboradores, definimos um modelo de priorização, ou seja, saberemos indicar se uma tarefa terá uma urgência em sua entrega. Para executar esses esquemas, podemos utilizar uma coluna específica ou mesmo utilizar o esquema de cores. Se formos utilizar o sistema de cores temos que definir qual será o papel das cores no seu sistema de gestão e também o que elas irão representar (prioridade, responsável, tipo de tarefa, etc.).
4. Avaliar para melhorar
Assim como temos em todas as adaptações, o kanban também pode trazer alguns desafios e mesmo muitas dificuldades para toda a equipe, por este motivo é muito importante fazer uma avaliação sobre a opinião da equipe sempre pensando na melhoria de todo o processo.
Com o surgimento do kanban, a entrega dos produtos acabou ganhando uma maior agilidade e precisão. Com isso as empresas foram capazes de garantir um nível de qualidade muito mais uniforme para toda a sua cadeia operacional, com isso aumentou a sua competitividade no mercado.
Vendo que tínhamos a possibilidade de implementar todas essas melhorias em outras áreas, assim a metodologia kanban passou a ser utilizada em outros setores da indústria. Como exemplo podemos falar do desenvolvimento de software e sistemas móveis, onde conseguiu criar um ambiente mais flexível e ágil.
E a partir disso o kanban se tornou parte daquilo que visualizamos nas metodologias ágeis. Onde destacamos por exemplo uma forma de trabalho que ajuda os times a se relacionarem melhor, tendo como consequência disso o atingimento das metas com mais facilidade. Indicando em outras palavras, em um ambiente de desenvolvimento de software ágil, os times irão atuar com uma alta integração, fazendo a troca de dados e achando as soluções dos problemas de uma forma mais colaborativa possível. Esses esforços irão evitar os conflitos e terá uma melhora significativa no nível de inovação, pois as escolhas serão feitas com um número maior de pessoas pensando em um melhor caminho a ser tomado.
Além da metodologia Kanban, outra forma de reduzir o desperdício nos processos de desenvolvimento e também aplicar uma prática de metodologias ágeis nós podemos citar o Scrum. Com essas duas possibilidades alguns gestores ficam na dúvida para saber qual irá aplicar dentro da sua realidade, ou seja, dentro do seu projeto. Para isso vamos listar em alguns aspectos as diferenças entre as duas metodologias ágeis.
Scrum requer backlog de produto claramente definido, backlog de sprint e burndown, exigindo mais esforço da equipe para manter os artefatos atualizados, em comparação com o Kanban.
Embora o Kanban não exija nenhum artefato específico, ele terá uma pequena exigência de backlog da iteração e planos de bucket.